Как перейти на удаленку

Как ни парадоксально, но помимо нездорового повышения спроса на товары первой необходимости и запуска адской паники среди мирного населения, пандемия коронавируса заставила многие компании сделать следующий шаг в развитии и погрузиться в Принудительную Цифровую Трансформацию. Ту самую, в которой уже несколько лет успешно существуют многие представители IT и digital-сферы, и которая, в конечном итоге, позволяет им получать дополнительные преимущества в виде сокращения расходов на бытовые нужды офиса и большей лояльности персонала.
При этом, несмотря на все плюсы «бирюзового» пути развития, переход на удаленную работу в ограниченные сроки – это всегда дополнительный стресс для команды. Приведем несколько практических советов, которые помогут не просто выйти из трансформации без потерь, но и обогатиться новыми компетенциями, рабочими инструментами и навыками.

Оформите изменения в режиме работы юридически

Перед тем, как переводить персонал на новый режим работы, работодателю важно определиться, как именно оформить перевод с точки зрения законодательства. На сегодняшний день Трудовой кодекс предлагает два пути решения этого вопроса: подписать с сотрудником дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период, или заключить новый договор, в котором будет прописан удаленный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ).

Период действия соглашения или договора определяется либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти (например, «до стабилизации эпидемиологической обстановке в г. Москва»). Также срок действия соглашения можно привязать к действию регионального нормативного акта. Например, соглашение или договор с работником может быть заключен на период действия указа мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности».

Соглашение

Какой бы способ перехода на удаленку вы в итоге не выбрали, в соглашении или договоре важно прописать следующие моменты:

• Положение о том, что работа осуществляется удаленно, вне рабочего места, организованного работодателем.
• Правила использования рабочего оборудования (даже если речь идет о личной технике сотрудника).
• Перечень программ, мессенджеров, CRM-систем, к которым у сотрудника должен быть организован доступ на период удаленной работы, названия отчетов, которые он должен будет предоставлять.
• Максимально конкретно обозначить рабочее время. Задача этого пункта даже не в том, чтобы регламентировать время обеда или перекуров, а в том, чтобы обеспечить доступность сотрудника в течение рабочего дня. Ну и, конечно, он пригодится, если возникнет необходимость применения к сотруднику дисциплинарных мер. Примерная формулировка может быть такой: «Работник должен быть доступен для связи с работодателем в будни с такого-то по такое-то время по телефону, в определенных мессенджерах и почтовых программах».
• Форма, способ и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе.

Также трудовое законодательство не запрещает сотруднику самостоятельно обратиться к работодателю с просьбой перевести его на дистанционную систему работы, например, в связи с закрытием школы на карантин и необходимостью присматривать за детьми. После рассмотрения такого заявления сотрудник может быть переведен на удаленную работу по собственной инициативе, конечно, если характер работы допускает ее выполнение без потери качества вне рабочего места. (Скачать пример соглашения)

Проведите тест-драйв

Перед тем как перевести весь офис на удаленку, выделите несколько дней, в которые партиями будете отправлять сотрудников работать из дома. Так вы сможете протестировать новую систему организации труда и выявить «узкие места» в работе, оценить нагрузку на сервера и отстроить удаленный доступ с домашних компьютеров к необходимым программам. И что особенно важно – не парализуете весь офис на несколько дней, если при дистанционном подключении возникнет конфликт с системами безопасности.

Синхронизируйте команду

Удаленная работа для бизнеса и фриланса – совершенно разные системы, однако общие принципы remote work едины для всех (о них можно почитать, например, в книге Джейсона Фрайда «Remote. Офис не обязателен»).  Вам, как руководителю, придется смириться, что уровень контроля дистанционной команды значительно ниже, чем при работе в офисе, а значит ориентироваться придется на исключительно на результат.

Во-первых, определитесь с каналами коммуникации для рабочего и неформального общения. Если в компании принят жесткий рабочий график, введите для всех сотрудников правило «отмечаться» в начале рабочего в общем корпоративном чате (Viber, WhatsApp, Telegram, любой другой мессенджер – не принципиально, главное, чтобы у всех был к нему доступ).  Это дисциплинирует команду и настраивает на рабочую атмосферу.

Во-вторых, начинайте работу с приветствия сотрудников и завершайте сообщением об окончании рабочего дня. Этот простой ритуал хорошо снимает тревожность и убирает ощущение бесконечности рабочего процесса у всей команды.

В-третьих, создайте единую систему планирования и документооборота. К вашим услугам разнообразные средства для координации коллективных трудовых усилий (Trello, Slack, Telegram, да и старый добрый Google-календарь тоже сгодится). Это поможет создать общее рабочее пространство, минимизирует путаницу и позволит отслеживать ведение проектов и задач в режиме реального времени.

В-четвертых, участвуйте в коммуникации сами и вовлекайте других. У сотрудников не должно возникать ощущения, что они предоставлены сами себе. Покажите, что вы доступны и контролируете процессы так же, как и во время работы в офисе. Участвуйте в диалогах, отвечайте на вопросы, включайте сотрудников в обсуждение рабочих задач. Это создает эффект присутствия руководителя и не дает команде чрезмерно расслабляться в течение рабочего дня.

В-пятых, организуйте видео встречи. Социальная изоляция не способствует эффективности рабочего процесса, и минимизировать ее влияние можно при помощи более частых веб-конференций. Для их организации подойдет привычный Skype или более технологичный Zoom, в котором, помимо прочего, можно менять виртуальные фоны.

Договоритесь о дополнительных формах отчетности

Работа вне офиса, члены семьи, требующие внимания и отсутствие видимого контроля могут разбалансировать даже самых организованных сотрудников. Поэтому в работе с удаленной командой особенно важно четко планировать фронт работ на день, неделю, месяц и контролировать их выполнение. Запланируйте график созвонов и согласуйте формы ежедневной отчетности, которые позволят руководителям держать руку на пульсе и понимать, чем заняты удаленные сотрудники и как продвигается работа над проектами.

Сохраняйте дружескую атмосферу

В непривычных условиях удаленной работы, карантина и изоляции важно сохранить неформальную атмосферу и поддержать боевой настрой коллектива. Сделать это можно, создав отдельный «околорабочий» чат для шуток про зомби-апокалипсис, корпоративных мемов, поздравлений с праздниками, обмена мнениями о книгах и сериалах и прочих фоновых разговоров. При этом, лучше сделать подобный чат отдельным от рабочей коммуникации, чтобы контент не смешивался с настроением, а важные рабочие задачи не терялись в потоке офисных шуточек.

Это важная часть корпоративной культуры и рабочего процесса. В офисе общение на отвлеченные темы ведется вслух и зарождается само собой, не мешая выполнению рабочих задач. Когда же вся команда внезапно оказывается изолированной друг от друга, важно сохранить пространство для простого человеческого взаимодействия.

Следуйте вышеперечисленным рекомендациям от компании MOSCOW.WORK и ваша компания сможет сделать переход на удаленную работу в короткие сроки и с максимальной эффективностью.